Pernahkan Anda mengeluh terhadap pelayanan atau kualitas produk suatu barang maupun jasa melalui telepon? Atau mungkin Anda pernah berhadapan dengan orang yang mengeluh terhadap produk yang Anda jual atau tawarkan? Pelanggan yang mengeluh atau komplain bukanlah hal baru disetiap unit bisnis dibidang apapun, karena namanya juga produk maupun sistem yang dibuat manusia, pasti akan ada kekurangan atau hal yang kurang memuaskan. Jadi sebenernya gak perlu dibesar-besarkan asalkan tetap tenang dan mampu mengatasinya. Aku sendiri pernah bekerja sebagai pegawai bagian humas yang terkadang harus berhadapan langsung dengan klien atau customer yang mengeluh akan layanan yang diberikan secara langsung maupun lewat telepon.

Biasanya mengeluh lewat telepon adalah tahapan pertama ketika pelanggan mulai mengeluhkan produk kita sebelum mereka akan semakin marah terhadap barang atau jasa yang kita pasarkan jika tidak segera ditangani. Intinya si kita harus siap mendengarkan apa yang mereka keluhkan, memberikan pengertian maupun klarifikasi kepada mereka sesuai keperluan, dan memberikan solusi agar hal tersebut tidak berulang agar keluhan mereka tidak semakin besar menjadi kemarahan, kekecewaan, apalagi dendam. Meskipun pada prakteknya hal ini terkadang menjadi tidak mudah ketika karakter customernya sulit diberi pengertian dan dari pihak perusahaan tidak melakukan perbaikan siginifikan agar hal itu tidak terulang. Namun sebagai bagian yang mengurusi keluhan customer, pihak ini harus siap sedia untuk menghadapi customer yang komplain, khususnya yang melalui telepon. Barikut ini tips menangani keluhan customer by phone secara umum 

Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika menerima telepon customer yang komplain :

Hal-Hal yang harus dihindari oleh bagian penanganan komplain ketika menerima telepon :

Semoga bermanfaat.